Accord de traitement des données

L’entreprise titulaire de l’espace ConvoyDoc agit comme responsable du traitement pour ses données métier. Léni Mette, exploitant ConvoyDoc, agit comme sous-traitant lorsqu’il héberge ou manipule ces données selon les instructions du client. Cet accord est intégré aux CGU ; un accord particulier signé prévaut en cas de conflit.

Le traitement permet l’hébergement, la synchronisation, l’organisation, la génération de documents, la transmission demandée, le support, la sauvegarde et la suppression des données nécessaires au service. Il dure pendant le contrat, puis pendant les seules périodes d’archivage ou de sauvegarde applicables.

Les personnes peuvent être les utilisateurs, salariés, convoyeurs indépendants, clients, contacts de départ ou d’arrivée, propriétaires, conducteurs et signataires. Les données peuvent comprendre identité, coordonnées, entreprise, mission, trajet, véhicule, photos, dommages, remarques, signatures, position ponctuelle, documents commerciaux, PDF, historique d’action et données techniques de synchronisation.

• traiter les données uniquement sur instruction documentée du client et pour fournir le service ;
• garantir la confidentialité des personnes autorisées à les traiter ;
• mettre en œuvre les mesures de sécurité appropriées et en maintenir la traçabilité ;
• informer le client si une instruction paraît contraire au RGPD ou au droit applicable ;
• aider raisonnablement le client pour les droits, la sécurité, les analyses d’impact et les consultations ;
• ne pas vendre les données métier ni les utiliser pour de la publicité ciblée.

Les mesures comprennent authentification, cloisonnement par entreprise, contrôle des autorisations, politiques RLS en base, stockage privé, URL signées temporaires, chiffrement en transit, journalisation technique limitée, validation des entrées, gestion des secrets côté serveur, sauvegardes et tests de non-régression.

Le client donne une autorisation générale pour les prestataires publiés dans la liste des sous-traitants. ConvoyDoc impose des obligations équivalentes, reste responsable de leur prestation et annonce, dans la mesure du possible, tout ajout ou remplacement au moins trente jours avant sa prise d’effet. Le client peut formuler une objection motivée pendant ce délai.

ConvoyDoc informe le client sans délai indu après avoir pris connaissance d’une violation affectant ses données métier et lui communique les informations disponibles utiles à sa qualification, à la limitation de ses effets et, si nécessaire, aux notifications réglementaires.

ConvoyDoc transmet au client les demandes portant sur les données dont celui-ci est responsable et l’assiste au moyen des fonctions d’accès, rectification, export et suppression disponibles. ConvoyDoc répond directement aux demandes relevant de ses traitements propres.

À la fin du service, le client peut exporter les éléments disponibles puis demander leur suppression. ConvoyDoc supprime les données actives, sous réserve des obligations légales, des litiges en cours et de l’expiration contrôlée des sauvegardes techniques isolées, qui ne sont pas remises en production hors restauration nécessaire.

ConvoyDoc met à disposition les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect du présent accord. Une fois par an, ou après un incident significatif, le client peut demander un audit documentaire proportionné, sous confidentialité et sans compromettre la sécurité d’autres clients.

Le client fournit des instructions licites, informe les personnes, limite les accès et définit les durées. Les transferts hors EEE sont encadrés par une décision d’adéquation, le cadre UE-États-Unis lorsqu’applicable, ou des clauses contractuelles types complétées par les mesures nécessaires.