1. Contrôler la mission avant de facturer
Ne pars pas uniquement du montant prévu. Vérifie que la mission est livrée, que le client facturé correspond au devis et que les éventuels changements ont été acceptés. Compare le trajet, le véhicule, la date, la prestation et les frais avec le dossier réalisé.
Les états des lieux, signatures et PDF ne sont pas des lignes de facture, mais ils permettent de retrouver le contexte en cas de question. Si un péage, une attente ou un service supplémentaire doit être ajouté, conserve la pièce et l’accord qui justifient la modification.
2. Préparer une facture cohérente avec votre statut
Utilisez une numérotation chronologique, identifiez correctement le vendeur et le client, datez la facture et décrivez la prestation de convoyage de façon intelligible. Vérifiez les montants, les taxes, la date d’échéance et les conditions de règlement applicables à votre entreprise.
Les mentions varient selon le statut, le régime de TVA, le type de client et l’opération. Le ministère de l’Économie détaille les obligations comptables et de facturation des micro-entrepreneurs ; appuyez-vous sur cette source et faites confirmer votre modèle par votre comptable ou organisme d’accompagnement.
Contrôle avant émission
- Le numéro n’est ni dupliqué ni réutilisé.
- Les identités et adresses correspondent au dossier commercial.
- La désignation permet de relier la facture à la mission concernée.
- Le total, la TVA ou la mention d’exonération correspondent à votre situation réelle.
- L’échéance et les modalités de paiement sont lisibles.
3. Garder le lien entre devis, mission et facture
Reprendre les données du devis accepté limite les erreurs de client, de véhicule et de prix. La mission ajoute ensuite la réalité du terrain : date de livraison, frais validés et document final. La facture peut alors être préparée sans reconstruire le dossier depuis des e-mails séparés.
Dans la gestion commerciale ConvoyDoc, ces étapes restent reliées. Un contrôle reste nécessaire avant émission, notamment lorsque la prestation diffère du devis ou que l’entité payeuse a changé.
4. Le calendrier officiel de facturation électronique
Selon le calendrier publié par le ministère de l’Économie, toutes les entreprises concernées devront être capables de recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026. L’obligation d’émettre sous format électronique commencera le 1er septembre 2027 pour les TPE, PME et micro-entreprises concernées.
Ces échéances ne signifient pas qu’un simple PDF envoyé par e-mail répondra au futur dispositif. Le périmètre dépend notamment de la nature de l’opération et des entreprises concernées. Consultez la page officielle à l’approche de l’échéance et validez votre organisation avec votre comptable ou conseil, car les modalités peuvent évoluer.
5. Comment ConvoyDoc transmet une e-facture
ConvoyDoc crée la facture depuis les données finales du client, du devis et de la mission. Le PDF reste disponible dans le dossier. La transmission de l’e-facture structurée via SuperPDP s’effectue dans l’Espace web ; elle n’est pas encore disponible dans l’application mobile.
L’adresse e-mail du client sert uniquement aux devis, aux copies PDF et aux messages. L’e-facture officielle est acheminée avec les identifiants de l’entreprise, notamment le SIREN, par le réseau de facturation électronique.
Sources et points de contrôle
Ces ressources permettent de vérifier les éléments factuels cités. Adaptez toujours le processus à votre contrat, à votre client et à la situation de votre entreprise.