1. Préparer la prise en charge avant d’être devant le véhicule
Commence par vérifier que le dossier contient le bon client, les adresses de départ et d’arrivée, les contacts sur place, les horaires, l’immatriculation et le modèle attendu. Cette préparation évite de mélanger deux missions et donne un contexte précis aux photos qui suivront.
Prévois aussi une consigne simple en cas d’écart : mauvais véhicule, personne absente, dommage important ou impossibilité de réaliser une photo. L’objectif est que le convoyeur sache qui appeler et ce qu’il doit documenter avant de poursuivre.
Checklist avant prise en charge
- Comparer l’immatriculation, la marque, le modèle et, si disponible, le numéro de série avec la mission.
- Noter le kilométrage affiché, le niveau d’énergie ou de carburant et les éventuels voyants visibles.
- Vérifier la présence des clés, documents et accessoires prévus au contrat.
- S’assurer que le téléphone permet de prendre des photos nettes et que la mission reste accessible en cas de réseau instable.
2. Documenter le départ avec une séquence reproductible
Fais toujours le tour dans le même ordre. Par exemple : face avant, côté conducteur, arrière, côté passager, habitacle, compteur puis détails. Une séquence stable facilite la comparaison à l’arrivée et réduit le risque d’oublier une zone.
Une vue générale situe le dommage ; une vue rapprochée en montre la nature. Pour une rayure ou un choc déjà présent, associe donc au moins une photo de contexte à une photo détaillée, puis ajoute une remarque courte et factuelle : emplacement, taille approximative et aspect observé. Évite les conclusions sur la cause si tu ne peux pas les établir.
Si la lumière, la pluie ou l’accès empêchent un contrôle correct, écris-le dans les remarques. Une limite documentée est plus utile qu’une photo sombre présentée comme une preuve complète.
3. Reprendre les mêmes points de contrôle à l’arrivée
À la livraison, repars de l’état des lieux de départ au lieu de créer un contrôle sans référence. Reprends les angles principaux, le compteur et le niveau d’énergie, puis compare les réserves déjà consignées. Si un nouvel écart apparaît, photographie-le avant la remise des clés et décris uniquement ce que tu observes.
Consigne aussi les informations de remise : date, heure, lieu et personne présente. Si le destinataire refuse de signer ou formule une réserve, conserve ce fait dans le dossier et applique la procédure convenue avec le donneur d’ordre.
Cette méthode terrain ne remplace ni les clauses du contrat de convoyage ni les consignes du client. Elle fournit une trame régulière que chaque entreprise peut compléter selon ses responsabilités.
4. Relire les remarques avant les signatures et le PDF
Une signature ne corrige pas un dossier imprécis. Avant de la recueillir, affiche les informations essentielles et laisse le signataire relire les réserves. Associe chaque signature à l’étape concernée — départ ou arrivée — ainsi qu’à sa date.
Le PDF final doit rassembler les références de mission, le véhicule, les lieux, les horodatages, les remarques, les photos utiles et les signatures. Dans l’état des lieux digital ConvoyDoc, ces éléments restent attachés au même dossier afin d’éviter les photos isolées dans la galerie du téléphone.
5. Archiver le dossier sans conserver des données au hasard
Classe le PDF avec un identifiant de mission stable et une convention de nommage lisible. Définis qui peut consulter le dossier, où il est sauvegardé et combien de temps il doit être conservé selon tes contrats et obligations. Une plaque, un nom, une signature ou une image permettant d’identifier une personne peuvent relever des données personnelles : limite les accès et évite les copies inutiles.
Enfin, partage le document depuis le dossier professionnel plutôt que depuis une messagerie personnelle. Le guide de sécurité de la CNIL rappelle notamment l’importance des habilitations, de la sécurité mobile, de la traçabilité et des sauvegardes pour les données détenues par une entreprise.
Sources et points de contrôle
Ces ressources permettent de vérifier les éléments factuels cités. Adapte toujours le processus à ton contrat, à ton client et à la situation de ton entreprise.